Lembretes de Recompra
O relatório Lembretes de Recompra responde a uma pergunta simples: "quais clientes estão na hora de comprar de novo?". O sistema olha o histórico de compras de cada cliente, descobre de quanto em quanto tempo ele costuma recomprar cada produto e prevê a data da próxima compra. Quem passou da data aparece como Atrasado, pronto para receber o contato da equipe comercial.
Visão Geral
O relatório ajuda a:
- ✅ Ver quais clientes estão atrasados para recomprar um produto
- ✅ Saber quem deve comprar de novo nos próximos 30 dias
- ✅ Identificar clientes que provavelmente pararam de comprar
- ✅ Ter o nome e o telefone do cliente na mesma linha, para ligar ou chamar no WhatsApp
- ✅ Exportar a lista em PDF para a equipe de vendas
O sistema não envia mensagens para o cliente. Ele mostra quem contatar e quando. O contato é feito por você.
Cada linha representa a combinação de um cliente com um produto. O mesmo cliente pode aparecer várias vezes, uma para cada produto que ele recompra.
Pré-requisitos
- Permissão de visualização no módulo Relatórios. Essa permissão vale para consultar, exportar e recalcular
- Vendas registradas para clientes identificados (veja Quais compras entram)
- (Opcional) Configurar o Lembrete de recompra nos produtos principais (veja Configurando o produto)
Acessando o Relatório
- Faça login no sistema
- No menu lateral, clique em "Relatórios"
- Na categoria "Vendas", clique no card "Lembretes de Recompra"
- A tela abre já com a lista de clientes que pedem contato
Configurando o Produto
Cada produto pode ter uma regra própria de recompra. Sem configuração, o produto usa o modo Automático.
- Acesse Produtos e abra o produto desejado
- Vá para a aba "Preços e Estoque"
- No campo "Lembrete de recompra", escolha uma das opções
- Se escolher Manual, preencha o campo "Recomprar a cada (dias)"
- Clique em Salvar
| Opção | O que faz | Quando usar |
|---|---|---|
| Automático (pelo histórico do cliente) | O sistema descobre o intervalo pelas compras anteriores do próprio cliente | Padrão. Serve para a maioria dos produtos |
| Manual (intervalo fixo) | Você define o intervalo em dias, igual para todos os clientes | Produtos de ciclo conhecido, como uma manutenção a cada 180 dias |
| Desativado | O produto nunca gera lembrete | Itens de compra única, como um eletrodoméstico |
No modo Manual, o lembrete aparece já na primeira compra do cliente. No modo Automático, o sistema precisa de pelo menos 3 compras para descobrir o ritmo.
O intervalo do modo Manual deve ser um número inteiro de dias, de no mínimo 1.
Depois de mudar a configuração de um produto, clique em "Recalcular" na tela de lembretes para ver o efeito na hora (veja Quando os dados são atualizados).
Indicadores do Topo
Quatro cartões resumem a situação de todos os lembretes:
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| Atrasados | Clientes que passaram da data prevista de recompra |
| No prazo | Clientes no momento ideal de recompra |
| Próximos | Clientes que devem recomprar nos próximos 30 dias |
| Perdidos | Clientes com atraso maior que 3 vezes o intervalo: provavelmente pararam de comprar |
Os indicadores mostram o total geral e não mudam quando você aplica filtros ou faz uma pesquisa.
Filtros
Logo acima da tabela:
| Filtro | Como usar |
|---|---|
| Pesquisar | Digite parte do nome do cliente, do código ou da descrição do produto |
| Situação | Escolha uma ou mais: Atrasado, No prazo, Próximo, Futuro ou Perdido |
| Origem | Mostra só lembretes Automáticos ou só Manuais |
| Confiança | Escolha uma ou mais: Alta, Média ou Baixa |
| Data prevista | Restringe a um período de datas previstas |
Para usar um filtro, clique em "Adicionar Filtro" e escolha o campo. Para remover todos de uma vez, clique em "Limpar filtros".
Ao abrir a tela, o sistema mostra só o que pede ação agora: situação Atrasado, No prazo e Próximo e confiança Alta e Média. Para ver os Perdidos, os Futuros ou as previsões de confiança Baixa, altere os filtros.
O filtro de Confiança nunca esconde os lembretes Manuais, porque eles não têm confiança (o intervalo foi definido por você).
Tabela de Lembretes
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| # | Número da linha |
| Cliente | Nome do cliente e telefone |
| Produto | Descrição e código do produto |
| Última compra | Data da última compra e quantas compras o cliente já fez desse produto |
| Qtd. | Quantidade e valor unitário da última compra |
| Intervalo | Dias entre uma compra e outra. Abaixo aparece Manual ou a Confiança da previsão |
| Previsão | Data prevista para a próxima compra |
| Prazo | Quantos dias de atraso (ex.: "3 dia(s) de atraso"), quantos dias faltam (ex.: "em 12 dia(s)") ou "hoje" |
| Situação | Etiqueta colorida com a situação do lembrete |
A lista vem ordenada pela data prevista, das mais antigas para as mais novas. Isso coloca os atrasos mais antigos no topo. Cada página mostra 50 lembretes.
Situações
| Situação | Quando acontece | O que fazer |
|---|---|---|
| Atrasado | A data prevista já passou, além da tolerância | Entrar em contato |
| No prazo | O cliente está na data prevista ou dentro da tolerância (antes ou depois) | Entrar em contato: é o melhor momento |
| Próximo | A data prevista chega em até 30 dias | Preparar a abordagem |
| Futuro | A data prevista está a mais de 30 dias | Nenhuma ação necessária |
| Perdido | O atraso é maior que 3 vezes o intervalo | Avaliar uma ação de reativação |
Confiança da previsão
No modo Automático, a confiança mostra o quanto o cliente é regular nas compras:
| Confiança | Significado |
|---|---|
| Alta | O cliente compra em intervalos muito parecidos |
| Média | Há alguma variação entre as compras |
| Baixa | Os intervalos são irregulares. Trate a data como uma referência |
Como a Previsão É Calculada
Quais compras entram
| Regra | Detalhe |
|---|---|
| Tipo de pedido | Somente pedidos de Venda e de Convênio |
| Pedidos cancelados | Não entram |
| Consumidor | Vendas sem cliente identificado não entram, pois não há quem contatar |
| Período | Os últimos 2 anos (730 dias) |
| Mesmo dia | Várias compras do mesmo produto no mesmo dia contam como uma |
Quem fica de fora
- Clientes inativos, bloqueados ou excluídos
- Produtos inativos, excluídos ou com o lembrete Desativado
Modo Automático
- O sistema reúne as datas em que o cliente comprou o produto
- Calcula os intervalos entre compras consecutivas
- Usa o intervalo típico (a mediana) como ritmo do cliente
O sistema usa o intervalo típico, e não a média, para que uma pausa fora do normal (férias, compra feita em outro lugar) não distorça a previsão.
São necessárias 3 compras em dias diferentes para o sistema calcular o intervalo.
Modo Manual
O intervalo é o que você configurou no produto. Uma compra já gera o lembrete, e o modo Manual tem prioridade sobre o histórico do cliente.
Data prevista e tolerância
Data prevista = data da última compra + intervalo
O sistema dá uma tolerância em volta da data prevista: 10% do intervalo, com mínimo de 3 dias. Assim, num ciclo longo, 3 dias de folga não seriam rígidos demais.
| Intervalo | Tolerância |
|---|---|
| 20 dias | 3 dias (mínimo) |
| 30 dias | 3 dias |
| 90 dias | 9 dias |
| 365 dias | 37 dias |
A situação segue esta ordem:
- Atraso maior que 3 vezes o intervalo → Perdido
- Atraso maior que a tolerância → Atrasado
- Dentro da tolerância, antes ou depois da data → No prazo
- Faltam até 30 dias → Próximo
- Faltam mais de 30 dias → Futuro
Exemplo Prático
Uma cliente comprou um produto em 01/03, 31/03 e 30/04.
- Os intervalos foram de 30 e 30 dias, então o intervalo é de 30 dias e a confiança é Alta
- A tolerância é de 3 dias
- A data prevista é 30/05 (30/04 + 30 dias)
| Data de hoje | Atraso | Situação |
|---|---|---|
| 10/05 | faltam 20 dias | Próximo |
| 02/06 | 3 dias | No prazo |
| 03/06 | 4 dias | Atrasado |
| 29/08 | 91 dias | Perdido |
Se a cliente comprar de novo, o próximo recálculo move a data prevista para a frente e o lembrete volta a ser Futuro.
Quando os Dados São Atualizados
Os lembretes são calculados antes e guardados, não refeitos a cada vez que você abre a tela. Isso mantém a tela rápida mesmo com muitos clientes.
| Atualização | Quando acontece |
|---|---|
| Automática | Todos os dias, às 4h da manhã (horário de Brasília) |
| Manual | Quando você clica em "Recalcular", no topo da tela |
Ao lado do título, o texto "calculado em" informa quando foi o último cálculo.
Isso significa que:
- Uma venda nova só atualiza o lembrete no próximo recálculo
- A situação só muda quando o cálculo roda. Um cliente Próximo hoje só vira No prazo depois do próximo recálculo
- Lembretes que deixam de valer somem no recálculo. É o caso de cliente bloqueado, produto desativado ou compra mais antiga que 2 anos
Recalcular
- Clique em "Recalcular", no canto superior direito
- Aguarde: o botão mostra "Recalculando..."
- Ao terminar, um aviso informa quantos lembretes foram calculados
O botão recalcula só a empresa em que você está logado.
Use o Recalcular quando precisar do dado atualizado antes das 4h da manhã. Por exemplo, depois de alterar o Lembrete de recompra de um produto, ou ao abrir a tela pela primeira vez.
Se a tela estiver vazia e a empresa nunca teve o cálculo executado, clique em "Recalcular" para gerar a primeira lista.
Exportando em PDF
- Aplique os filtros desejados
- Clique em "Exportar", no topo da tela
- Escolha "PDF"
- O PDF abre na tela, pronto para visualizar ou imprimir
O PDF usa os mesmos filtros da tela, inclui os totais por situação e traz até 500 lembretes. Cada exportação fica registrada na auditoria.
Perguntas Frequentes
Um cliente comprou o produto duas vezes e não aparece. Por quê?
No modo Automático, o sistema precisa de 3 compras em dias diferentes. Se você conhece o ciclo do produto, configure o modo Manual: ele gera o lembrete com apenas 1 compra.
Comprou duas vezes no mesmo dia, mas o sistema conta uma. Está certo?
Sim. Compras do mesmo produto no mesmo dia contam como uma só para o cálculo do intervalo.
O cliente já recomprou, mas continua como Atrasado.
A situação só atualiza quando o cálculo roda. Clique em "Recalcular" ou aguarde as 4h da manhã.
O cliente aparece como Perdido, mas continua comprando outros produtos.
O lembrete é por cliente e produto. Ele pode ter deixado de comprar só aquele item.
Não aparece nenhum lembrete. O que fazer?
- Confira os filtros. Os que vêm aplicados escondem Perdido, Futuro e confiança Baixa. Clique em "Limpar filtros" para ver tudo
- Se a empresa nunca foi calculada, clique em "Recalcular"
- Confira se as vendas foram feitas para clientes identificados, e não para Consumidor
O produto não gera lembrete, mesmo com várias compras.
Verifique no cadastro do produto, na aba "Preços e Estoque", se o Lembrete de recompra não está como Desativado. Verifique também se o produto está ativo e se o cliente não está bloqueado.
Observações Importantes
- ⚠️ A previsão é uma estimativa baseada no passado. Ela não considera promoções, sazonalidade ou mudanças no hábito do cliente
- ⚠️ Em previsões de confiança Baixa, confirme com o cliente antes de assumir que ele está atrasado
- ⚠️ Os lembretes consideram só as vendas dos últimos 2 anos
- ⚠️ O telefone exibido é o primeiro telefone cadastrado para o cliente. Mantenha o cadastro do cliente atualizado
Dicas de Uso
- ✅ Comece o dia pelo cartão "Atrasados": é a lista de quem deve ser contatado primeiro
- ✅ Combine o filtro Situação: No prazo com a pesquisa por produto para fazer uma campanha de um item específico
- ✅ Revise os Perdidos de tempos em tempos para planejar ações de reativação
- ✅ Configure o modo Manual nos produtos de ciclo conhecido, como manutenções e consumíveis
- ✅ Configure o modo Desativado nos produtos de compra única, para a lista não ficar poluída
- ✅ Exporte o PDF para distribuir a lista entre os vendedores